Managementul proiectelor de sanatate , C1

CAPITOLUL 1

FUNDAMENTE TEORETICE ALE MANAGEMENTULUI INTR-O UNITATE SANITARA

Managementul unitatilor sanitare consta in studierea proceselor si relatiilor de management din cadrul unei unitati sanitare, in vederea descoperirii legitatilor si principiilor ce le guverneaza si a conceperii de noi sisteme, metode, tehnici si modalitati de conducere care sa asigure obtinerea si cresterea competitivitatii.

Esenta stiintei managementului o reprezinta studiul relatiilor si proceselor de management.

Procesul de management intr-o unitate sanitara consta in ansamblul fazelor prin care se determina obiectivele acestuia, resursele si procesele de munca necesare realizarii si executarii acestora, prin care se integreaza si controleaza munca personalului, folosind un ansamblu de metode si tehnici in vederea indeplinirii eficiente a ratiunilor ce au determinat infiintarea unitatii respective.

Ansamblul proceselor de munca ce se desfasoara in orice sistem uman se pot diviza in doua categorii principale: procese de executie si procese de management.

Procesele de executie- din punct de vedere cantitativ se caracterizeaza prin faptul ca forta de munca fie ca actioneaza asupra obiectelor muncii prin intermediul mijloacelor de munca, fie indirect prin intermediul unor categorii speciale de mijloace de munca, asigura o serie de servicii corespunzatoare naturii proceselor de munca implicate si obiectivelor previzionate.

Procesele de management- se caracterizeaza prin aceea ca o parte din forta de munca actioneaza asupra celeilalte parti, a majoritatii resurselor umane, in vederea realizarii unei eficiente cat mai ridicate, avand caracter preponderent multilateral.

Relatiile de management- pot fi definite ca raporturile ce se stabilesc intre componentii unei organizatii si intre acestia si componentii altor sisteme, in procesele previzionarii, coordonarii, antrenarii si control-evaluarii activitatilor unitatii.

1.1 FUNCTIILE MANAGEMENTULUI

Procesul de management se poate partaja, avand in vedere natura sarcinilor implicate de desfasurarea lui si modul de realizare, in cinci functii:

• previziune;
• organizare;
• coordonare;
• antrenare;
• control-evaluare.

1. Previziunea: functia de previziune consta in determinarea principalelor

obiective ale unitatii sanitare precum si resursele si principalele mijloace necesare realizarii acestora. Previziunea are ca rezultat: prognoze, planuri si programe.

Prognozarea- este procesul in urma caruia se elaboreaza programe.

Planificarea- este regasita in eleborarea strategiilor si politicilor globale si/sau partiale.

Prognozarea- reprezinta detalierea in timp si spatiu a politicilor prin intermediul programelor.

2. Organizarea- reprezinta ansamblul proceselor de management prin care se stabilesc si delimiteaza procesele de munca fizica, intelectuala si comportamentele acestora (operatii, lucrari, sarcini etc.) precum si gruparea acestora pe posturi, formatii de munca, compartimente si atribuirea lor personalului, corespunzator anumitor criterii manageriale, economice, tehnice si sociale, in vederea realizarii obiectivelor previzionate. Rezultatul concret al organizarii il reprezinta subsistemul organizatoric si cel informational.

3. Coordonarea- consta in armonizarea deciziilor si actiunilor subordonatilor si ale subdiviziunilor organizatorice ale unitatii sanitare pentru realizarea obiectivelor.

Coordonarea imbraca doua forme:

 Coordonarea bilaterala- care se deruleaza intre un manager si un subordonat, ce asigura preintampinarea filtrajului, distorsiunii si obtinerea operativa a “feed-back-ului”. Principalul dezavantaj il reprezinta consumul mare de timp, in special din partea managerilor.

 Coordonarea multilaterala- ce implica un proces de comunicare concomitenta intre un manager si mai multi subordonati, folosita pe scara larga in special in cadrul sedintelor.

Suportul coordonarii il reprezinta comunicarea.

Comunicarea reprezinta transmiterea de informatii si perceperea integrala a mesajelor continute. Comunicarea este elementul dominator al proceselor manageriale. Procesul de comunicare are in compunerea sa mesajele informationale si canalele de comunicare.

Realizarea coordonarii la un nivel calitativ superior confera activitatilor unitatii sanitare respective, o pronuntata suplete, flexibilitate, adaptabilitate si creativitate.

4. Antrenarea- cuprinde ansamblul proceselor de munca prin care personalul unitatii sanitare este determinat sa contribuie la stabilirea si realizarea obiectivelor previzionate, pe baza luarii in considerare a factorilor care il motiveaza.

Fundamentul antrenarii il reprezinta motivarea, ce rezida in corelarea satisfacerii necesitatilor si intereselor personalului cu realizarea obiectivelor si sarcinilor atribuite.

Motivarea- presupune corelarea recompenselor/sanctiunilor materiale si morale spirituale cu rezultatele obtinute de catre personalul unitatii sanitare din realizarea obiectivelor.

Motivarea pozitiva- se bazeaza pe amplificarea satisfactiilor personalului, ca urmare a realizarii sarcinilor atribuite, in conditiile in care nivelul sarcinilor obligatorii de realizat este accesibil majoritatii executantilor.

Motivarea negativa- se bazeaza pe amenintarea personalului cu reducerea satisfactiilor daca nu realizeaza intocmai obicetivele si sarcinile repartizate, al caror nivel este foarte ridicat, inaccesibil in conditiile date unei parti apreciabile a executantilor.

Pentru a realiza o antrenare eficace este necesar ca procesul motivarii personalului sa intruneasca simultan urmatoarele caracteristici:

1. Sa fie complex- in sensul utilizarii combinate a stimulentelor materiale si morale;
2. Sa fie diferentiat – adica motivatiile considerate si modul lor de folosire sa tina cont de caracteristicile fiecarei persoane si de cele ale fiecarui colectiv de munca, astfel incat sa se obtina un maxim de participare la stabilirea si realizarea obiectivelor;
3. Sa fie gradual- sa satisfaca succesiv necesitatile personalului tinand cont de interdependentele dintre diferitele categorii de necesitati.

Caracteristic managementului stiintific este conceperea motivarii si antrenarii

pe baza scarii motivationale, adica elementelor care prezinta interes pentru personal, a necesitatilor acestora ordonate in functie de succesiunea in care trebuie avute in vedere.

Scara motivationala a lui Maslow- cuprinde urmatoarele categorii de necesitati: fiziologice, securitate si siguranta, contacte umane si afiliere la grup, statut social si autorealizare (figura 1).

5. Control si evaluare- functia de control-evaluare poate fi definita ca ansamblul proceselor prin care performantele unitatii sanitare, a subsistemelor si componentilor acesteia sunt masurate si comparate cu obiectivele previzionate, in vederea eliminarii deficientelor constatate.

Control-evaluarea incheie un ciclu managerial si presupune pe langa exercitarea unui control periodic si final, evaluarea rezultatelor, compararea lor cu obiectivele previzionate, depistarea cauzelor disfunctiilor si pe aceasta baza adoptarea unor decizii de corectie sau actualizare.

1.2 DEFINITIA SI COMPONENTELE SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL UNEI UNITATI SANITARE

Exercitarea functiilor si relatiilor de management la nivelul unei unitati sanitare se realizeaza prin sistemul de management.

 Subsistemul decizional consta in ansamblul deciziilor adoptate si aplicate in unitatea sanitara. Componenta esentiala a sistemului decizional o reprezinta decizia de conducere sau de management prin care desemnam cursul de actiune ales in vederea indeplinirii unui obiectiv, ce are implicatii directe asupra a cel putin unei alte persoane, influentand-i comportamentul si actiunile.

Subsistemul informational – cuprinde totalitatea datelor, informatiilor, circuitelor informationale, fluxurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor existente, care au ca scop asigurarea suportului informational necesar previzionarii si indeplinirii obiectivelor.

Orice sistem informational indeplineste urmatoarele functii: decizionara, operationala si de documentare.

SISTEMUL DE MANAGEMENT- al unei unitati sanitare poate fi definit ca ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informational, motivational etc din cadrul unitatii sanitare, prin intermediul careia se exercita ansamblul proceselor si relatiilor de management, in vederea obtinerii unei eficacitati si eficiente cat mai mari.

Sistemul de management cuprinde mai multe componente si anume:

• subsistemul metodologic;
• subsistemul decizional;
• subsistemul informational;
• subsistemul organizatoric.

►Sistemul metodologic- asigura suportul logistic, metodologic pentru

exercitarea proceselor si relatiilor de management si dezvolta potentialul personalului managerial si de executie din cadrul unitatii sanitare.

► Sistemul organizatoric- al unei unitati sanitare consta in ansamblul elementelor de natura organizatorica ce asigura cadrul si functionalitatea proceselor de munca in vederea realizarii obiectivelor previzionate.

In cadrul sistemului organizatoric al unei unitati sanitare sunt reunite cele doua categorii principale de organizare si anume: organizarea formala si organizarea informala.

Organizarea formala: cuprinde ansamblul elementelor organizatorice din cadrul unei unitati sanitare, stabilite de catre management prin regulamentul de organizare si functionare, organigrama, descrieri de functii si posturi si alte documente organizatorice.

Organizarea informala: rezida in totalitatea elementelor si interactiunilor umane cu caracter organizatoric care se manifesta spontan intre componentii unitatilor sanitare.

CAPITOLUL 2

STRATEGIA SI MANAGEMENTUL STRATEGIC AL UNEI UNITATI SANITARE

2.1 STRATEGIA SI COMPONENTELE SALE MAJORE

Strategia cuprinde obiective, optiuni strategice, resurse si termene ce permit realizarea misiunii unitatii respective in conditiile avantajului concurential.

Componentele majore ale strategiei organizationale sunt: misiunea, obiectivele fundamentale, optiunile strategice, resursele, termenele si avantajul competitiv.

 Misiunea- consta in enuntarea scopurilor fundamentale, privind evolutia si desfasurarea activitatilor unei unitati sanitare, prin care se diferentiaza de unitatile sanitare similare.

 Obiectivele fundamentale- sunt obiectivele care au in vedere orizonturi indelungate de regula 3-5 ani si care se refera la ansamblul activitatilor la nivelul unitatii sanitare sau la componente majore ale acestuia.

 Optiunile strategice- definesc abordarile majore, cu implicatii asupra continutului unei parti apreciabile dintre activitatile desfasurate la nivelul unitatii sanitare, pe baza carora se stabileste cum este posibila indeplinirea obiectivelor strategice.

Dintre abordarile strategice pot fi mentionate: reproiectarea sistemului de management, diversificarea serviciilor medicale oferite, achizitionarea aparaturii de ultima generatie, informatizarea activitatilor etc.

 Resursele pot fi: financiare, materiale, umane, informationale ce urmeaza a fi angajate in vederea atingerii obiectivelor.

 Termenele strategice delimiteaza perioada de operationalizare a strategiei, precizand de regula, momentul degajarii si finalizarii optiunilor strategice majore (modalitatilor de realizare).

Prin avantaj competitiv desemnam realizarea de catre unitatea sanitara respectiva a unor servicii medicale superioare comparativ cu serviciile similare oferite de unitatile sanitare concurente.

2.2 MANAGEMENTUL STRATEGIC SI POLITICA ORGANIZATIONALA

Managementul strategic se defineste ca un set de decizii si actiuni, concertizat in formularea si implementarea de planuri in vederea realizarii obiectivelor previzionate.

Strategiile servesc ca fundament pentru elaborarea politicilor de catre organizatii.

Politica organizatiei cuprinde un set de obiective stabilite pe termen mediu ce se reflecta la ansamblul activitatilor sau la componentele majore ale acesteia impreuna cu volumul resurselor disponibile, actiunile majore de intreprins, principalii responsabili si executanti, sursele de finantare, termenele finale si intermediare.

Politicile nu sunt simple concretizari ale strategiilor. Prin procesul elaborarii lor se introduc si elemente suplimentare neavute in vedere la stabilirea strategiei. Politicile se caracterizeaza de obicei in programe si planuri, prevazute pe orizonturi de timp, variind intre cateva luni pana la doi ani.

2.3 ASEMANARILE SI DEOSEBIRILE DINTRE STRATEGIE SI POLITICA LA NIVELUL UNEI UNITATI SANITARE

 Asemanarile- se refera la faptul ca atat strategiile cat si politicile vizeaza realizarea unor obiective, ambele presupun angajarea de resurse variabile, permit realizarea misiunii si obtinerea avantajului concurential al unitatii sanitare respective in raport cu alte unitati sanitare similare.

 Deosebirile – rezida din faptul ca polticile se diferentiaza de strategiile unei unitati sanitare prin: orizont de timp mai redus, intrucat se refera la perioade de la 6 luni pana la 2 ani (de regula 1 an), iar gradul de detaliere este mai pronuntat in cazul politicilor, cuprinzand numeroase elemente suplimentare, in special cu caracter operational.

2.4 ELABORAREA SI IMPLEMENTAREA STRATEGIEI DE ANSAMBLU UNEI UNITATI SANITARE

Elaborarea si implementarea strategiei de ansamblu a unei unitati sanitare implica un proces structural, in principal, in trei etape majore, in cadrul carora se deruleaza mai multe faze.

Proiectia viitorului unei unitati sanitare sub forma strategiei se realizeaza pe baza unui ghid structurat in trei etape, in fiecare din acestea fiind valorificat un material informational variat, provenind din surse multiple.

Procesul de elaborare si implementare a strategiei.

2.4.1 FUNDAMENTAREA STRATEGIEI

Valorificarea premiselor permite evidentierea elementelor principale de continut ale etapei de fundamentare a strategiei intr-o unitate sanitara.

 Identificarea si considerarea prognozelor privind mediul in care se desfasoara activitatea unitatea sanitara respectiva.

Prognozele sunt instrumente de cunoastere si investigare in timp a tendintelor viitoare in domeniu si reprezinta suportul logistic al identificarii necesitatiilor, posibilitatilor si evolutiei viitoare a unitatii sanitare.

 Realizarea unor studii de diagnosticare si analiza SWOT

Prin intermediul studiilor de diagnosticare si analiza SWOT se evidentiaza cauzal punctele forte si slabe ale activitatiilor din cadrul unitatii sanitare si/sau ale mediului in care aceasta actioneaza si se elaboreaza recomandari strategico-tactice valorificabile in fundamentarea strategiei si a politicii sale.

2.4.2 ELABORAREA STRATEGIEI

A doua etapa in realizarea strategiei are in vedere urmatoarele aspecte: formularea misiunii, precizarea obiectivelor strategice, stabilirea modalitatilor (optiunilor) strategice, dimensionarea resurselor necesare, termenelor initiale, stabilirea avantajului competitiv, stabilirea strategiilor partiale si formularea politicii globale precum si a politicilor partiale ale unitatii sanitare respective.

1. Formularea misiuni

Punctul de plecare in elaborarea strategiei unei unitati sanitare trebuie sa-l constituie definirea cat mai clara si exacta a misiunii acesteia, bazata pe explicarea detaliata a raporturilor dintre management, salariati si context.

Rolul formularii misiunii intr-o unitate sanitara consta in:

• asigurarea consensului in cadrul organizatiei asupra scopurilor urmarite;
• se furnizeze un fundament pentru motivarea folositii resurselor

intr-un anumit mod;

• sa dezvolte o conceptie pentru alocarea resurselor;
• sa stabileasca o armonie generala a organizatiei;
• sa favorizeze reflectarea obiectivelor in mecanismul organizational al unitatii sanitare;
• sa formuleze scopurile generale ale organizatiei si sa favorizeze translatarea lor in obiective referitoare la costuri, perioade si rezultate care sa poate fi evaluate si controlate.

2. Precizarea obiectivelor strategice ( fundamentale)

Prima componenta operationala a strategiei reprezinta obiectivele

strategice, respectiv exprimarile cantitative sau calitative ale scopului pentru care unitatea sanitara a fost infiintata si functioneaza.

Este necesar ca obiectivele fundamentale sa intruneasca anumite caracteristici definitorii:

• sa fie realiste- in sensul luarii in considerare a posibilitatilor efective de realizare de care dispune unitatea sanitara, in conditiile de mediu actuale si viitoare;
• sa fie mobilizatoare – sa implice la eforturi de autodepasire salariatii unitatii sanitare;
• sa fie comprehensibile – in sensul formularii si prezentarii lor intr-o maniera care sa permita intelegerea continutului lor de catre manageri, executanti si de catre ceilalti stokeholderi externi (pacienti, furnizori de materiale si aparatura medicala, creditori, Administratia Publica, sindicatele, opinia publica, ceilalti concurenti);
• obiectivele fundamentale trebuie sa fie stimulatoare, se ia in considerare interesele si asteptarile stokeholderilor.

3. Stabilirea modalitatiilor ( optiunilor strategice)

Dimensiunea si natura obiectivelor fundamentale genereaza anumite modalitati sau optiuni de realizare. Dintre acestea mai importante pot fi mentionate: reproiectarea sistemului de management, diversificarea serviciilor medicale oferite, achizitionarea aparaturii medicale moderne, informatizarea activitatiilor, etc.

4. Dimensionarea resurselor necesare

Procesul de elaborare a strategiei continua cu fundamentarea necesarului de resurse solicitate de realizarea obiectivelor. In determinarea marimii si felului resurselor ce urmeaza a fi angajate, o importanta majora joaca dimensionarea fondurilor de investitii si a mijloacelor circulante. Concomitent se precizeaza sursele de finantare si furnizorii.

5. Fixarea termenelor initiale si finale de realizare a obiectivelor

O alta componenta strategica o reprezinta termenele de realizare a obiectivelor. Ele sunt integrate in conturarea celorlalte componente strategice, fiecare dintre acestea avand si o pronuntata dimensiune temporala. Se impune precizarea unor termene intermediare cat si a celor finale, in cadrul unor intervale specifice strategiei, in functie de natura, complexitatea si dificultatea obiectivelor asumate, de natura si complexitatea optiunilor strategice si de volumul si modul de alocare a resurselor angajate.

6. Stabilirea avantajului competitiv

Valoarea unei strategii rezida in proiectarea realista a obtinerii de avantaj competitiv, ce consta in oferirea de servicii medicale de calitate, beneficiind de materiale si aparatura medicala actualizata si personal bine pregatit care sa confere unitatii sanitare respective avantaj pe piata serviciilor medicale fata de alte unitati sanitare similare.

7. Stabilirea strategiilor partiale

Strategia globala constituie fundamentul strategiilor partiale referitoare la unele domenii specifice: financiare, servicii medicale, personal, management, etc., la nivelul carora obiectivele, optiunile strategice si resursele, ce urmeaza a fi angajate au dimensiuni reduse.

8. Formularea politicilor globale si partiale ale unitatii sanitare

Elaborarea politicilor globale si partiale are la baza strategiile globale si partiale si se deruleaza potrivit urmatoarelor etape:

• precizarea obiectivelor pe termen mediu;
• determinarea volumului resurselor in vederea realizarii obiectivelor;
• precizarea modalitatilor de realizare a obiectivelor;
• ierarhizarea actiunilor stabilite in functie de nevoile unitatii sanitare;
• stabilirea responsabililor cu implementarea lor;
• precizarea termenelor de realizare a fiecarei actiuni;
• definitivarea si aprobarea politicii sub forma de plan de organismele participative de management ale unitatii sanitare;
• repartizarea sarcinilor pe angajati prin instiintarea acestora.

2.4.3 IMPLEMENTAREA STRATEGIEI

a) Pregatirea implementarii strategiei

Punerea in aplicare a strategiei necesita o pregatire temeinica datorita complexitatii si dificultatii schimbarilor ce vor fi efectuate. Se impune ca implementarea propriu-zisa sa se bazeze pe un program de pregatire adecvat, ce face referire la unitatea sanitara in ansamblu si la componentele procesuale si structurale ale acesteia. Se recomanda ca un asemenea program sa fie axat pe doua aspecte majore: pregatirea climatului in cadrul unitatii in vederea minimizarii rezistentei la schimbari din partea personalului si a obtinerii unei implicari pozitive a acesteia, si de asemenea asigurarea premiselor tehnico-materiale, umane, financiare si informationale necesare. Sunt recomanate instruiri ale managerilor cu angajatii implicati nemijlocit in operationalizarea schimburilor strategico-tactice, situatie in care vor fi prezentate obiectivele urmarite, si rezultatele asteptate.

b) Remodelarea integrala sau partiala a sistemului managerial

Fara implicarea decizionala si corespunzatoare a managerilor si executantilor nu se poate realiza o implementare eficace a strategiei, fiind necesara o remodelare generala sau partiala a sistemului de management. Prin reproiectare se asigura un sistem de management mai flexibil si o amplificare a capacitatii acestuia de a sustine si aplica noul, generat de schimbare.

3. Operarea schimbarilor strategice preconizate

Implementarea schimbarilor strategice este un process complex, dificil, ce

implica modificari de fond in perimetrul componentelor procesuale si structurale ale unitatii sanitare, vizand aspecte tehnice, economice, umane si manageriale, proces in care intervin variabile diverse, de a caror cunoastere si stapanire depinde succesul strategiei.

3. Evaluarea rezultatelor strategiei

In aceasta faza se realizeaza o comparare permanenta a rezultatelor obtinute

din operationalizarea solutiilor strategice si realizarea obiectivelor propuse cu efectele generate de acest proces. Trebuie efectuata o evaluare atat pe parcursul implementarii optiunilor strategice cat si in finalul procesului strategic, in vederea identificarii eventualelor disfunctionalitati.

3. Conceperea si operationalizarea unor perfectionari (corectii)

Evaluarile efectuate pe parcursul implementarii si la finalul procesului

strategic, pot declansa efectuarea de corectii si perfectionari care, in situatii extreme, conduc la elaborarea unei noi strategii.